OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施

摘要: APP服务平台开发设计、电子商务服务平台开发设计的总体处理计划方案服务广州市凡科APP开发设计企业出示超出5种流行开发设计服务,IOS开发设计、android开发设计,手机微信商城系统...

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OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施
OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理,涵盖公司管理全部业务流程,包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程,涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此,我们应该有一个科学的方法作指导,来严格规范我们的实施过程,规避不可控因素造成的影响,以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式,特制定以下实施方案:
第一阶段:实施前期调研阶段
1、进行各部门调研工作,了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能。
2、成立OA项目的实施小组,以配合OA提供方的工作。
第二阶段:实施准备阶段
这个阶段非常重要,关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是:
1、系统管理员培训
由OA提供方对系统管理员需要进行系统的培训。
2、召开OA项目凡科会议
任务:明确OA实施的意义,说明OA实施成功的关键因素。项目凡科会除双方项目组成员及有关人员参加外,应有公司高层领导成员参加。
主要内容:由公司主要负责人作项目总动员,说明公司管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合以及OA提供方提出具体要求。宣布我们公司项目组成员组成。由OA提供方说明实施该OA的意义、实施OA的风险等,宣布实施项目组的成员组成。确定OA实施计划,凡科会上,OA提供方应提出OA实施计划、实施方案等与我们公司项目组进行充分交流和沟通,并最终确定OA实施计划。
3、拟订实施进度计划
任务:由OA提供方制定实施计划,并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。
主要内容:OA提供方根据前期的调研情况及OA凡科会议纪要,制定出实施计划表,以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素,实施计划不能作变更。
4、确定项目实施组织
项目组人员职责与要求:具备较强的计算机应用能力及理解接受能力;熟悉本部门或公司的业务流程及需求。
项目经理:负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排,掌握项目实施进度,确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。
第三阶段:项目建设阶段
1、系统安装与初始化配置
在公司服务器上安装OA软件,进行初始化设置,OA软件能正常运行。
2、注册用户并构建组织机构
注册OA使用人员,并根据公司组织机构图构建单位组织机构。
3、业务流程调研
业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手,了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据,以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等,也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细,只有这样才能在软件实施中有的放矢,制定出详细的实施解决方案。
实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握,也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中,而应该从总体的业务流程上进行分析,把各个部门零散的业务处理结合成一个整体,把各个断开的业务连贯起来,这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度,只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程,保证此阶段工作顺利完成。
4、核心模块定制
定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。
5、辅助模块定制
完成系统各辅助模块的定制。
6、系统调试
项目小组在基本掌握软件功能的基础上,将各种必要的数据录入系统,项目小组进行实战性模拟,对于实施方案中不合理处,提出解决方案,并及时进行调整。
第四阶段:切换准备阶段
1、OA培训
OA培训分为领导培训及一般用户培训,领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核,考核合格方可进行系统模块的模拟操作。
2、模拟运行
由我们参于培训过的人员,进行实际操作OA系统进行试用,熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试,数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。
第五阶段:OA验收
OA实施进入正常状态后,要进行业绩评价,OA实施验收。
在项目正式验收之前,OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后,OA提供方向我们提出验收申请,确认验收时间、地点、与会人员等。
验收会上,需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果app开发、并对OA实施结果做出评估,最终完成验收报告,双方确认签字。
以上OA实施各个阶段是密切相关的,一个阶段没有做好,决不可操之过急进入下一个阶段。在整个OA产品实施过程中,还需要强调的一点是:实施进程中角色的逐渐转换,并不是整个实施过程全部由OA提供方完成,当实施工作进行到一定程度的情况下,就要有意识地切换角色,由我们在OA提供方的指导下完成。

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